Weekly wednesday may 2011/mailinglist discussion

From Voidwarranties - Hackerspace Antwerp, Belgium
Jump to: navigation, search

Note: this article is about a passed event.

Weekly wednesday may 2011/mailinglist discussion
Meeting
Event.png
From 2011/05/23 01:30:00 PM
to 2011/05/23 11:59:59 PM


Type:
Meeting
Category:
Misc
Location:
Den Bunker

Herrystraat 22, Deurne, Belgium

Cost:
0

(mailinglist discussion, copy-pasted here as access to the archives is restricted)

Contents

Mening 1

Het nut van VoidWarranties bestaat volgens mij uit 3 delen, of zou uit 3 delen moeten bestaan:

  1. Het is een plek waar ik mensen met dezelfde interesse's (of op zijn minst een gelijkaardige mindset) kan ontmoeten, gewoon voor het sociale aspect.
  2. Het is een plek waar ik aan projecten kan werken. Toegegeven, ik hou me vooral bezig met programmeren dus ik kan dat thuis evengoed, maar da's niet voor iedereen het geval.
  3. Het is een plek waar een hoop kennis en ervaring over vanalles en nog wat verzameld is.

Deel 1 werkt goed. Alles kan altijd beter, maar ik heb er geen klagen over. Deel 2 en 3 werken eigenlijk niet zo goed, zeker niet op woensdag.

De space is er om aan projecten te werken, maar er wordt relatief weinig aan projecten gewerkt. Deels komt dat omdat we een bende lamzakken zijn en liever met een Club Mate in de zetel hangen dan ook echt iets te doen. Dat zal zich voor een groot deel wel vanzelf oplossen eens er een aantal mensen beginnen met aan hun projecten te werken. Deels komt dat omdat er gewoon (bijna) geen tijd is om aan een project te werken. Een doorsnee woensdag avond in de space ziet er voor mij meestal als volgt uit:

Merk op dat "aan een project" werken niet voorkomt in het schema. Open doen kan ik niet laten vallen. Niet gaan werken kan mogelijk spanningen tussen mij en mijn werkgever veroorzaken. De boekhouding laten voor wat ze is, zou gewoon iemand anders met hetzelfde probleem opzadelen. Niet eten mag ik niet van mijn collega's omdat ik dan heel de nacht honger heb en vies gezind word. Even een klapke doen kan ik laten vallen; af en toe doe ik dat ook. Maar dat klapke doen is één van de drie redenen waarvoor ik naar de space kom, dus ik wil dat ook niet te veel niet doen. Dan blijft er nog één ding over: de vergadering.

Vergaderingen zijn nodig. Er zijn nu eenmaal dingen die geregeld moeten worden. Alleen worden ze niet efficiënt gevoerd en duren ze veel te lang. De hoofdbrok (met voorsprong) van wat ik doe op woensdagavond is vergaderen (of wachten tot de vergadering eindelijk begint). Ik kan me toffere manieren voorstellen om mijn tijd door te brengen. Als ik rond kijk tijdens zo'n vergadering en de gezichten van de rest bezie, kan ik me niet van de indruk ontdoen dat ik niet de enige ben die er zo over denkt. Den helft van de mensen is totaal niet geïnteresseerd, zeker als de vergadering al wa langer duurt. En af en toe ligt dat misschien aan de persoon in kwestie (of de personen) maar meestal is het gewoon omdat de vergadering te lang duurt en de mensen murw zijn geslagen. De vergaderingen zijn te lang, er wordt teveel herhaald, we moeten een lampke in de ijskast hangen want het is daar donker als de hoofdverlichting niet brandt (En meestal brandt de hoofdverlichting niet. Dat brengt trouwens met zich mee dat het deurbel-lichtsensor-zoemer idee waarschijnlijk niet gaat werken in de bar. Alle drank die is verdwenen uit de bar vorige week is trouwens correct betaald geweest.) Er wordt teveel afgeweken van het onderwerp en er wordt teveel herhaald.


Mening 2

Herhaling en afwijken van het onderwerp kan tot op zekere hoogte verholpen worden door de vergaderingen stricter te leiden. Maar dat alleen zal niet het hele probleem oplossen. Dus ik heb eens aan 't nadenken geweest over hoe we kunnen vergaderen.

MAILINGLIST

We proberen alles zoveel mogelijk te bespreken op de mailinglist. Op die manier is er weinig of niets meer over om te bespreken tijdens een vergadering, en gaat die vergadering dus kort zijn.

  1. Discussies op de mailinglist zijn niet (of toch minder) tijdsgebonden. Iedereen kan er aan deelnemen wanneer hij wil, op zijn eigen tempo.
  2. Iedereen kan er aan deelnemen, niet alleen de mensen die op dat ogenblik aanwezig zijn in de space.
  3. Een discussie kan gemakkelijker langer lopen. Je hebt meer de gelegenheid om tijdens een discussie meer info in te winnen.
  4. Mail is soms misschien minder confronterend in "pittige" discussies (al vind ik dat persoonlijk een slecht argument).
  5. De discussies (en niet alleen de besluiten) kunnen achteraf nog nagelezen worden.
  6. Een discussie kan op elk ogenblik starten en stoppen. Je moet niet wachten tot de volgende vergadering.
  1. De discussies zijn zichtbaar voor iedereen. Ook voor mensen die geen lid zijn van de space. Ik kan me voorstellen dat er hier en daar onderwerpen/argumenten zijn, die je liever niet of beter niet gewoon op het internet gooit.
  2. Het moeilijker om, eens alle argumenten gemaakt zijn en de discussie zelf stil valt, een beslissing te forceren.
  3. Er is geen non-verbale communicatie op de mailinglist.
  4. Het niet mogelijk om te zien of iemand geen commentaar heeft tijdens een discussie, of de discussie gewoon niet volgt.
  5. Structuur brengen in de discussie wordt moeilijker omdat iedereen de discussie op zijn eigen tempo volgt, wanneer het hem best past.
  6. Discussies zullen doorgaans ook veel trager verlopen.
  7. Het is minder duidelijk wanneer een discussie afgelopen is.

VERPLICHTE WEKELIJKSE VERGADERING VAN 30 MINUTEN

Elke woensdag hebben we een vergadering die begint om 8 uur (of whenever) en die maximum 30 minuten duurt. Iedereen die aanwezig is in de space neemt deel aan de vergadering.

  1. De vergadering is kort. Ze vraagt dus minder tijd, waardoor er meer tijd overblijft voor leukere dingen.
  2. De vergadering is kort. Het is dus gemakkelijker voor iedereen om er de hele vergadering zijn aandacht bij te houden.
  3. De korte duur van de vergadering dwingt iedereen om bij het onderwerp te blijven. Als A begint te vertellen over het bloemenkleed van zijn bomma, betekent dat dat er niet genoeg tijd over zal zijn om het puntje van B te bespreken. B zal er dus voor ijveren om A niet over het bloemenkleed in kwestie te vertellen. Peer pressure for the win.
  1. 30 minuten kan te kort zijn om alle agenda punten op een deftige manier afgewerkt te krijgen.
  2. 30 minuten kan voor sommige onderwerpen te kort zijn om ook maar één agendapunt afgewerkt te krijgen.
  3. Vergaderingen moeten veel beter voorbereid zijn dan nu het geval is, om te vermijden dat belangrijke punten uit de boot vallen.

VERPLICHTE WEKELIJKSE VERGADERING DIE DUURT ZOLANG ZE DUURT

Elke woensdag hebben we een vergadering. Iedereen die aanwezig is moet deze vergadering bijwonen. De vergadering gaat door tot alle agendapunten besproken zijn.

  1. Alles kan uitvoerig besproken worden.
  1. Alles wordt soms te uitvoerig besproken.
  2. De vergadering duurt lang, en neemt dus veel tijd in beslag die niet aan iets anders gespendeerd kan worden.
  3. De vergadering duurt lang, en dus is het begrijpelijk dat niet iedereen er zijn aandacht bij kan houden, zeker als het om agenda punten gaat die hun eigenlijk niet interesseren.

VERPLICHTE MAANDELIJKSE VERGADERING DIE DUURT ZOLANG ZE DUURT

Eén keer per maand is er een vergadering. Iedereen die aanwezig is neemt deel aan die vergadering. Deze duurt tot alle punten zijn afgehandeld.

  1. Alles kan uitvoerig besproken worden.
  2. Er wordt maar één dag per maand opgeofferd aan de vergadering.
  1. Omdat alle punten van een hele maand worden opgespaard, kan deze vergadering wel erg lang en zwaar worden.
  2. Het is moeilijk om kort op de bal te spelen.
  3. Er is een vrij grote kans dat mensen gewoon (al dan niet toevallig) niet aanwezig zullen zijn op de dag van de vergadering.

NIET VERPLICHTE VERGADERINGEN

Eén van bovenstaande vergaderingen, met dat verschil dat wie aanwezig is maar niet mee wil vergaderen, zichzelve verwijderd uit de bar en gewoon niet mee vergaderd.

  1. Geen tijdsinvestering voor wie niet wil meevergaderen.
  2. Er nemen enkel gemotiveerde mensen deel aan de vergadering, wat ze hoogstwaarschijnlijk efficiënter zal maken.
  1. Het werk en de verantwoordelijkheid wordt gedragen door minder mensen. Ik heb ook al een vrij gedetailleerd vermoeden van wie die mensen zullen zijn.
  2. Hoe "geldig" zijn beslissingen die genomen zijn door wat maar een deel van de groep is?
  3. Wat als mensen die wel aanwezig waren, maar niet aan de vergadering hebben deelgenomen het niet eens zijn met de genomen beslissingen?
  4. Discussies kunnen soms leiden tot andere discussies. Iemand die aanvankelijk dacht niet geïnteresseerd te zijn in de geplande onderwerpen, zou zo dus discussies kunnen missen die hij liever niet gemist had.

WERKGROEPEN EN MEDEDELINGSVERGADERINGEN

Zoveel mogelijk dingen worden verdeeld in werkgroepen, zoals we er nu al eentje hebben voor VoidCon. Iedereen die wil mag deelnemen aan de vergaderingen van de werkgroep. Het is in de werkgroepen dat de beslissingen worden genomen. Later worden de genomen beslissingen beknopt (zoals in een paar minuten per werkgroep) meegedeeld op een "normale" vergadering (één van de bovengenoemde mogelijkheden). De beslissingen worden niet opnieuw besproken, ze worden gewoon meegedeeld door iemand van de werkgroep. Enkel "grote" beslissingen worden toch nog gezamenlijk genomen. Moest een door een werkgroep genomen genomen beslissing enorm fout zijn en/of mogelijk verregaande gevolgen hebben, dan kan deze beslissing alsnog opnieuw besproken worden in de volledige groep. Als je liever een blauwe affiche had dan een groene, dan is dat jammer. Als de werkgroep VoidCon beslist om een workshop te laten inrichten door Microsoft, Dell en Amazon, dan kan je dat wel nog eens opnieuw bespreken.

  1. De vergaderingen gaan veel korter zijn en dus minder tijd in beslag nemen.
  2. De vergaderingen gaan korter zijn en dus kan iedereen er gemakkelijker de hele tijd zijn aandacht bij houden.
  3. De deelnemers moeten minder tijd spenderen aan onderwerpen die hen niet interesseren.
  4. In de werkgroepen zitten alleen mensen die gemotiveerd zijn, wat de vergaderingen efficiënter gaat maken.
  1. Wat mag een werkgroep beslissen, en vanaf wanneer moet iets door de hele groep besproken worden?
  2. Wat maakt een opmerking bij een beslissing belangrijk genoeg om deze beslissing opnieuw te bespreken op de vergadering?
  3. Hoe "geldig" zijn beslissingen die genomen zijn voor de hele groep, maar door een kleine groep?
  4. Het wordt moeilijker om een overzicht te houden over alles dat gebeurt en beslist wordt (als je de verslagen van werkgroepvergaderingen niet leest, of als de werkgroepen geen goede verlagen produceren).
  5. Van veel beslissingen ga je wel weten wat de beslissing is, maar niet wat de argumenten in de discussie die leidde tot die beslissing zijn.
  6. Het wordt moeilijker om te zien of iemand (te) veel hooi op zijn vork neemt, tenzij je in alle werkgroepen zit.
  7. Hoeveel efficiënter de vergaderingen ook worden, het zullen er op het einde van het verhaal waarschijnlijk meer zijn dan nu het geval is.

Dat waren de mogelijkheden die ik zie. Persoonlijk ben ik een voorstander van Werkgroepen en verplichte wekelijkse vergaderingen. Ik heb al in verschillende verenigingen gezeten. Eentje daarvan paste dit systeem heel strict toe (maar dan met driewekelijkse vergaderingen) en dat werkte enorm goed. De vergaderingen blijven kort, dus er blijft op woensdag meer tijd over voor andere dingen. Uiteindelijk gaat iemand die in een aantal werkgroepen zit wel meer vergaderingen hebben dan nu het geval is, maar hij gaat daar wel alleen met gemotiveerde mensen.

Comments?

Mening 3

Mijn comment, for what it's worth is dit.

Mailinglist + wekelijkse vergadering == go. Geen verplichtingen aub. Dit kan bij anderen en ook voor mezelf een soort druk opleggen die ik alvast, niet kan volhouden. Ik weet nooit op voorhand dat ik zeker aanwezig kan zijn. Mailinglist kan gebruikt worden om topics, suggesties en dergelijke op voorhand op te gooien en te voelen wat er leeft bij de leden. Deze kunnen dan tijdens de meeting ten volle besproken worden. Tijdens de meeting zou het misschien wel wenselijk zijn, zoals je hier aanhaalt, dat er meer structuur komt in de vergadering. Strict aan de topics houden? Tijd in het oog houden dat aan één topic word besteed.(Misschien 30min per topic? Dit houd niet in dat je een beslissing moet forceren binnen de opgegeven tijdsspanne. Het topic kan terugkeren op een latere meeting of verder gaan op de mailing). Ik vind een wekelijkse, niet verplichte vergadering wel nodig. Dit maakt dat diegenen, die zich interesseren aan de topics, zeker aanwezig zullen zijn. Zij die er ééntje willen missen, kunnen dit dan doen, zonder enig probleem. Kunnen zelfs hun tijd besteden aan het werken aan hun projecten.

Wat projecten voor mij betreft, ik ben momenteel met één groot project bezig. Nl. avondschool. De tijd dat dit in beslag neemt is enorm en laat mij niet toe om nog meer werk op me te nemen. (kwestie van mijn slaagkansen dit jaar nog heel te houden).

So there you have it,

my two cents...

Mening 4

Mij idee is niet de mailinglist, maar de meeting pagina's op de Wiki. In de huidige vorm, eventueel aangevuld met een pol syteem waar iedereen z'n standpunt over een topping kan geven (of up/down voten van een toppic)

Er is een handig tabbladje Discus genaamd waar er een open discusie gevoerd kan worden zonder de structuur van de toppics te vervuilen.

Waarom ik denk dat de Wiki een beter idee is de mailinglist. Zelfde reden waarom een forum handig kan zijn, de info is overzichtelijker geklasseerd dan een mailinlist (tenzij iedereen wat meer discipline handhaaft in het gebruik van subjectline en van subject veranderd en niet gewoon replied als het antwwoord over iets anders gaat.

Er ontstaat een overzichtelijke "back catalogue"

Ik denk dat het wel belangrijk is op online vergaderingen (is het via de Wiki of via de mailinglist) mistens 1 maal per maand IRl de overlopen.

Those wher my 2 Cents...

Mening 5

Persoonlijk ben ik fan van de laatste mogelijkheid, namelijk die met de werkgroepen. Op de (weekelijkse) vergadering kan dan even overlopen worden en indien nodig bijgestuurd door de gehele groep. Op die manier zit je dan enkel in de werkgroepen over dingen die je (het meeste) aanspreken, maar is er nog een (kleine) inspraak door de rest van de leden. Op deze manier is het probleem 'Hoe "geldig" zijn beslissingen die genomen zijn door wat maar een deel van de groep is?' ook aangepakt.

Maar ik zie nog een mogelijkheid die niet in deze lijst staat. Namelijk een maandelijkse grote vergadering en een korte(bvb 30min) wekelijkse vergadering. Dit eventueel aangevuld met de werkgroepen.

In de korte vergaderingen kan dan overlopen worden en opgevolgd worden waar de werkgroepen mee bezig zijn en kunnen eventueel dringende dingen aangepakt worden. In de lange maandelijkse vergadering kunnen dan bijvoorbeeld overige dingen aangepakt worden die niet door werkgroepen behandeld worden en minder dringend zijn.

Beslissingen nemen/vergaderen via de mailinglist vind ik dan weer geen goed idee omdat dit (voor mij allesinds) heel onoverzichtelijk is.

Personal tools
Namespaces
Variants
Actions
Navigation
Toolbox
Content Creation
Belgian Spaces